Tutanak Nedir?
Tutanak; Bir olayı yada bir durumu belgelemek isteyenler tarafından imzalanan veya meclis, kurul, mahkeme gibi yerlerdeki konuşmaları olduğu gibi yazılması ile oluşan belgeye tutanak denir.
Tutanak Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Tutanak tutarken bilinmesi gerekenler ve dikkat edilmesi gereken konular vardır. Bunlar;
- Beyaz ve çizgisiz dosya kağıdına yazılır.
- Bilgisayar yada daktilo ile yazılabilir.
- Silinmez kalemle okunaklı el yazısı ile de yazılabilir.
- Tutanak yazarken yanlış yazılan ifadelerin üstü tek çizgi ile çizilir ve düzeltme
paraflanır. - Tutanağa sonradan ekleme, silme ve kazıma yapılmaz.
- Birden fazla sayfa var ise her bir sayfaya numara verilir ve paraflanır.
- Tutanağın birden fazla nüshası var ise her bir nüshada ıslak imza bulunur.
Tutanak Çeşitleri
Tutanaklar temelde ikiye ayrılır. Bunlar;
1- Toplantı tutanağı: Toplantı tutanaklarında ilk olarak toplantının gündemi yazılır. Daha sonra toplantıda görüşülen konular, söylenen sözler ve alınan kararlar yazılır. Son olarak toplantıya katılanlar tarafından tutanak okunur ve imzalanır. Olay tutanağı olaydan hemen sonra düzenlenir. Tutanaklarda yoruma yer verilmez ve tutanağı imzalayanların isim ve unvanları açıkça belirtilir.
2- Olay tutanağı: Olay tutanaklarında olayla ve olaya karışanlar ile ilgili tespitler yapılır ve olayın ne zaman, nerede ve nasıl olduğu yer alır. Oluş sırasına göre olay anlatılır. Son olarak hazırlanan tutanak, tutanağı tutanlar ve varsa şahitler tarafından okunarak imzalanır. Toplantı tutanağı toplantının başladığı andan itibaren tutulmaya başlar. Tutanaklarda yoruma yer verilmez ve tutanağı imzalayanların isim ve unvanları açıkça belirtilir.
Tutanaklar her zaman toplantı veya olay tutanağı isimleri ile tutulmaz. Toplantının veya olayın türüne göre de isimlendirilir. Örnek olarak;
- Arama tutanağı,
- Duruşma tutanağı,
- İş kazası tutanağı,
- İşe devamsızlık tutanağı,
- Kaza tespit tutanağı,
- Kayıp veya buluntu eşya tutanağı,
- Sınav tutanağı,
- Teslim tutanağı,
- Tespit tutanağı,
- Yangın tutanağı vb.
Tutanağı Oluşturan Unsurlar ve Tutanağın Yazılışı
Başlık: Tutanağın başlığı tamamı büyük harflerle kâğıdın üst-orta kısmına yazılır. Tutanağın başlığı sadece “TUTANAK” şeklinde olabileceği gibi olay veya toplantı içeriğine göre de bir başlık atılabilir. Örneğin
SINAV TUTANAĞI, İŞ KAZASI TUTANAĞI, ÖĞRETMENLER KURULU TOPLANTI TUTANAĞI vb.
Giriş: Toplantı tutanaklarında toplantının yeri, zamanı, gündemi, açılış, yoklama gibi unsurlar yer alır. Olay tutanaklarında ise olayla ilgili ön bilgilerle zaman ve yer belirtilir.
Gelişme: Toplantı tutanaklarında gündemdeki konular anlatılır. Olay tutanaklarında ise olay oluş sırasına göre anlatılır.
Sonuç: Toplantı tutanaklarında alınan kararlar yazılır ve tutanağın katılımcılar tarafından okunduğunun belirtilir. Olay tutanaklarında ise düzenleyenlerin tutanağı kendilerinin tuttuğunu belirttikleri ve (varsa) tutanağın şahitler tarafından okunduğu
belirtilir.
Tarih ve Saat: Giriş bölümünde belirtilse de sonuç bölümünden sonra da yazılır. Toplantı tutanaklarının bu bölümünde saat belirtilmeyebilir.
İmza: Tutanağı tutan kişilerle toplantı tutanaklarında katılımcıların, olay tutanaklarında –varsa- şahitlerin ad-soyad, unvan ve imzalarının bulunduğu bölümdür.
Tutanak Örnekleri
Tutanak İle İlgili Sorular
Bu konuda öğrendiklerimizi sorularla pekiştirelim. Aşağıdaki sorulara cevap verebiliyorsanız, konuyu anlamışsınız demektir.
1. Tutanak nedir?
2. Tutanak yazarken nelere dikkat edilir?
3. Tutanak Türleri nelerdir?
4. Olay tutanağı ve toplantı tutanağı farkları ve benzerlikleri nelerdir?
5. Tutanak Örnekleri veriniz?
6. Tutanak nasıl yazılır? Tutanak unsurları nelerdir?
7. Örnek tutanak yazınız?